Le présent règlement définit les conditions dans lesquelles le CETEF organise et fait fonctionner la Foire Internationale de Lomé.
1. INSCRIPTION DES EXPOSANTS
Toute personne souhaitant exposer à la foire doit en faire la demande en remplissant la fiche de participation retirée auprès des services administratifs ou techniques du CETEF et en payant tous les frais relatifs à sa participation.
2. OCCUPATION DE L'ESPACE
3. STAND D'EXPOSITION
4. CESSION ET SOUS-LOCATION
La cession ou la sous-location d'un stand est formellement interdite aux exposants. Tout contrevenant à cette disposition est passible d'une amende de 500 000 FCFA.
5. PRÉSENCE AU STAND
Pendant la période des heures d'ouverture, il est vivement exigé la présence au stand de l'exposant ou de son représentant.
La foire ouvre ses portes tous les jours de 9 h 00 à 20 h 00 et de 9 h 00 à 22 h 00 les vendredis, samedis et dimanches.
6. CONSTRUCTION DE STANDS CLE EN MAINS
Les stands sont fournis à surface nue ou aménagée.
Les stands clé en main sont construits suivant un plan préalablement déposé au Centre Togolais des Expositions et Foires de Lomé « TOGO 2000 ».
7. RÉALISATION DE PAVILLONS COLLECTIFS
Le CETEF-LOMÉ réalise sur réservation des pavillons collectifs pouvant accueillir des entreprises individuelles ou des groupements d'entreprises.
8. PERMIS DE CONSTRUIRE DU STAND
9. PAIEMENT
Le montant de la participation est intégralement dû dès la signature du contrat de participation. Toutefois, un acompte de 50 % peut être payé à la signature de la demande d'adhésion et le solde au plus tard à la date limite retenue. En cas de non-paiement, les organisateurs pourront résilier de plein droit les engagements.
Le signataire du présent contrat reste toutefois redevable de la totalité de son engagement envers les organisateurs.
10. RÉSERVATION DE STANDS
Seules les réservations effectuées par la signature du formulaire « demande de participation » et parvenues au CETEF avant la date impartie pourront être satisfaites dans la mesure des disponibilités. Les organisateurs se réservent le droit de changer les emplacements en fonction des nécessités sans que ce déplacement donne droit à une indemnité.
11. EXPOSANTS AMBULANTS
La vente ambulante est strictement interdite sur le site de la foire durant toute la période de la foire. Tout exposant qui tentera de la faire verra ses marchandises saisies.
12. DÉMANTÈLEMENT DES STANDS
Les exposants doivent finir de démolir leurs stands au plus tard deux jours après la clôture de la foire. En cas de manquement, le CETEF se réserve le droit de procéder au démantèlement à la charge de l'exposant. Aucune réclamation ne sera admise.
13. HEURES D'OUVERTURE ET DE FERMETURE DE LA FOIRE
La foire ouvre ses portes tous les jours de 9 h à 20 h et de 9 h à 22 h les vendredis, samedis et dimanches.
L'administration de la Foire Internationale de Lomé se réserve le droit de modifier aussi bien la date que la durée de la manifestation sans que l'exposant puisse se prévaloir d'une indemnité quelconque.
14. PUBLICITÉ
La publicité à haute voix, à l'aide d'un micro, par haut-parleur ou par tout autre moyen est interdite dans le stand.
La distribution de prospectus n'est autorisée qu'à l'intérieur des stands.
Les prospectus doivent être préalablement présentés aux organisateurs de la foire avant toute distribution.
Il est interdit de faire de la publicité quelconque en faveur de produits autres que désignés sur la demande de participation.
15. ÉLECTRICITÉ (pour les surfaces extérieures)
Le coût de la consommation d'électricité inclus dans le coût du stand porte uniquement sur l'éclairage du stand, la radio et la télévision.
Toute autre utilisation électrique doit être signalée à la Direction afin que des dispositions soient prises pour un paiement supplémentaire.
Par ailleurs, les demandes de raccordement électrique devront parvenir au Centre Togolais des Expositions et Foires de Lomé le plus rapidement possible.
Au-delà de 3 KW, le prix d'une unité supplémentaire est de 27 000 F CFA par KW.
16. VIGNETTES ET BADGES
L'inscription à la Foire Internationale de Lomé donne droit à deux (02) badges et une vignette pour un module de 9 m² ou un stand non couvert de 25 m². Le coût d'un badge supplémentaire est de cinq mille (5000) francs CFA. Maximum à prendre = 5 badges.
Il est recommandé d'envoyer sa demande de participation accompagnée de 2 photos, y compris celle de l'exposant.
Pour les bars - restaurants : 5 badges gratuits.
Il est à noter que la vignette sur le véhicule n'autorise que l'entrée du chauffeur et du véhicule sur le site. Les autres passagers doivent porter leur badge ou, à défaut, payer le ticket à l'entrée principale de la foire.
Tout exposant doit noter que les véhicules sont interdits le long du mur de la foire sauf dans le parking désigné par les organisateurs pour l'occasion.
17. SÉCURITÉ
Toutes les mesures de sécurité sont prises par les organisateurs afin que les exposants et visiteurs puissent circuler librement sur le site.
18. PRODUITS PROHIBÉS ET NON DÉSIRÉS
Les produits ci-après listés sont interdits pour l'exposition :
Tout exposant désirant utiliser ou expérimenter son équipement ou sa machine à partir des produits comme le pétrole, l'essence, l'alcool, etc. doit avoir l'autorisation des organisateurs par une note officielle signée par le Service National des sapeurs-pompiers du Togo.
La démonstration des gros porteurs et de grandes machines doit se faire sur une période et un emplacement bien déterminés par les organisateurs.
19. SÉCURITÉ INCENDIE
Les organisateurs ou les sapeurs-pompiers peuvent mettre fin à une démonstration lorsqu'ils jugent que cela peut perturber la foire.
Tout exposant doit avoir un extincteur dans son stand et d'autres installations contre les incendies, surtout dans les stands où sont exposés des produits inflammables.
20. RÉSILIATION DE PARTICIPATION
Sans aucun préjudice causé aux organisateurs dans la rupture du contrat, les organisateurs peuvent, à l'amiable, accepter la résiliation du contrat de participation.
Si le refus d'exposition est accepté, l'exposant doit payer une indemnité et ses fonds seront recouvrés à la fin de la foire. L'exposant qui demande l'annulation de sa participation a l'obligation d'indemniser les organisateurs pour toute perte subie suite à sa résiliation.
Les organisateurs sont en droit de changer la date de l'exposition si la situation ou les conditions l'exigent. Dans ce cas, les exposants sont dans l'obligation de conserver toutes les clauses de leur contrat de participation sans toutefois réclamer des dédommagements.
21. ANNULATION OU REPORT DE LA FOIRE
Dans les circonstances ci-après mentionnées, les organisateurs n'ont aucune responsabilité et ne peuvent dédommager les exposants :
22. TRANSPORT DES BIENS
Toutefois, des autorisations exceptionnelles peuvent être données aux véhicules de transport de certains produits spécifiques (glace, boissons, denrées alimentaires) estimés à une consommation supposée directe.
23. CLAUSES DU CONTRAT DE PARTICIPATION
Tout litige qui naîtra entre les organisateurs et tout exposant sera réglé suivant les clauses du contrat. L'interprétation des organisateurs sera la dernière décision.